Lo pensaste todo: las cajas en lo que lo vas a enviar, las bolsitas para entregar cada pedido, algo que ayude de fondo para que tus productos llamen la atención dentro de la tienda, las etiquetas de los precios, y todo esto está maravilloso, pero hay algo que suele ser dejado atrás, hasta que luego es difícil de retomar: los aspectos contractuales.

Llámese política de ventas, contrato, pacto de ventas, carta donde están los detalles de la consignación, hojita con los términos, no importa realmente como lo llames, lo que interesa es que exista algo, escrito, con la aprobación de ambas partes, que pueda en un futuro solucionar alguna controversia entre ambas. Sí Caribay, eso lo sé, pero no sé que escribir, don´t worry, te voy a explicar con detalles lo que necesitas considerar (ojo lo mínimo, que esto depende mucho de cada situación)

Nombre de ambas

¡Hombreeeeee lógico! ¿es que pensabas que no lo iba a poner? para nada, pero lo que quiero es que coloques todos los detalles con pelos y señales: si es una tienda cuáles son sus datos como persona jurídica, quién es el responsable legal de la misma, el correo electrónico donde se realizarán las comunicaciones y notificaciones, el CIF-NIF-NIE-DNI o cualquier sigla necesaria para un documento oficial que lo identifique, su ubicación, tanto de la tienda como de la persona responsable, en resumen TUTTO.

Establece los tiempos

Lo ideal para las primeras veces es ir con calma, nada de contratos por un año. Esto como en la vida, si sales por primera vez con alguien, no deberías comenzar a hablarle de cómo se llamarán sus hijos y cuántos nietos tendrán, sin saber si la persona te conviene o no. Con las tiendas, o los vendedores porque esto es para ambos lados, pasa lo mismo: puede que lo que haga sea HERMOSO y se venda en un plis plas, pero la persona es muy problemática, y tú claro, deberás tener alejado de tu negocio todo lo que sea tóxico. Lo mismo si eres vendedor: sí, la tienda está ubicada en el centro de la ciudad, hasta Dios pasa por allí todos los días, pero son unos desorganizados y resulta que te traerá más complicaciones que satisfacciones.

Realiza un primer contacto, si esa persona no la conoces realmente, no te vayas con todo, deja una pequeña cantidad de cosas y que te vaya pidiendo nuevas. Y aquí, entra en juego otro lapso de tiempo: ¿cuánto vas a tardar para hacer esas nuevas piezas? Si eres una tienda, vas a necesitar que tus proveedores te digan tiempos determinados para poder organizar tu escaparate, y si eres vendedor, necesitarás tiempo para la producción de las nuevas piezas. Sea un caso o el otro, los dos necesitan planificar bien cuándo contarán con el pedido.

Otro tiempo que deberás tomar en cuenta: el pago. Que bonito, se vendió todo… pues te lo pago en diciembre porque ahora tuve que arreglar el techo de la tienda. Nada divertido esto, mas bien, enfurece. Establece cuándo deberán ser realizados los pagos: los 5 de cada mes, 5 días después de hacer el inventario, pero esto es para ambos eh, porque así como el vendedor quiere su dinero, la tienda no puede darte tus ventas simplemente porque pasaste por allí cuando ibas a visitar a tu tía. Puede que tengan el dinero en el banco (lo más seguro) y deberán primero sacar el dinero, preparar los documentos necesarios, etc. Planificación, planificación y planificación y todos somos felices.

Cuidados con las piezas

Pedirte que levantes la mano en una entrada del blog es algo extraño, pero sí que me dejes aquí un comentario si alguna vez te ha pasado que dejaste tus productos en una tienda, y te los devolvieron dañados, rotos, descoloridos. O si eres tienda, quizás también te haya pasado que te dieron algo de 2 piezas, y te reclaman que había una tercera que tú perdiste, y te quedas como Adán el día de las madres, perdido totalmente.

Lo ideal es que le entregues a la tienda la forma como deben ser cuidadas, si se trata de alimentos, que digas si debe ser refrigerado, si puedo sacarlo del empaque. Si son prendas de vestir, si puedo dejar que se las prueben o no, por razones de higiene, todo lo que sea necesario para el buen cuidado de ellas.

Galería de fotos

No me refiero al selfie dejando las cosas en la tienda, que también es válida, sino a las fotos de los productos que estás enviando, y la tienda de aquello que recibió. Lo ideal, es que apenas recibas la mercancía envíes una serie de fotografías:

  • Cómo se encontraba el paquete cuando lo recibiste, no vaya a ser que los de la mensajería jugaron futbol con él y eres tú la que tendrá que pagar los platos rotos
  • El unboxing de los mismos, para que se vea el contenido del paquete
  • La forma como lo recibiste
  • Cómo lo estás guardando en el depósito.

Caribay… ¡como jodes!  sí lo sé, pero si la caja ha llegado rota, y dañó algo adentro, ni tú ni el vendedor podrá reclamar a la compañía de mensajería nada luego de 2 semanas porque me fui de vacaciones y dije que lo abriría después. Como en las bodas: hable ahora o calle para siempre.

Claro está, que si está todo ok, si la cantidad de piezas coincide con el inventario (ya hablaremos de él) no necesitas entonces mandarle la foto de la caja como tal.

Inventario y precios

Mira que te mando 5 sudaderas, 2 llaveros, y 1 bolso. Esto no vale, realiza un inventario al pormenor, con detalles, colores, si tiene una bolsa especial para entregar, si tienes códigos internos, tallas, modelos, todo mientras más específico mejor.

Deberás colocar además los precios de venta sugeridos, porque eso de que la tienda venda más barato que tú, o que el vendedor venda más barato que tú, no será lo adecuado para ninguna de las dos partes, así que establece el mínimo y máximo de venta, la forma de pago, cuándo debe hacerte el pago, y además, muy importante: quién paga cuáles impuestos, que esto no es mi materia y te podrá ayudar tu gestor, pero sí o sí, deberás indicar todo el proceso de facturación.

Y aquí, si eres tienda, es muy importante que antes de finalizar la negociación con alguien, sepas si está dado de altas en autónomos, si te puede facturar, y cómo pueden resolver esto ANTES de comenzar a exponer sus productos, lo mismo si eres vendedor, saber si te van a exigir o no la factura (repito, estos líos facturiles no son mi playa como decimos en Portugal, asesórate con tu gestor). Pero lo importante es que lo sepas antes, porque se puede dar la situación de: aaaaay no te puedo pagar sin la factura así que cuando la tengas me avisas, y claro, la tienda está en tooodo su derecho, pero eres tú la que tiene que correr como gallina sin cabeza si no estabas ya con eso preparado.

Interés por mora

Estabas esperando el dinero para el regalo de cumpleaños de tu madre, comprar nueva mercancía, etc., pero a cambio, te llegó 5 meses más tarde. Esto my friend, tiene por ley unos intereses de mora, así que veamos lo que dice en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales:

Artículo 7. Interés de demora.

1. El interés de demora que deberá pagar el deudor será el que resulte del contrato y, en defecto de pacto, el tipo legal que se establece en el apartado siguiente.

2. El tipo legal de interés de demora que el deudor estará obligado a pagar será la suma del tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su más reciente operación principal de financiación efectuada antes del primer día del semestre natural de que se trate más ocho puntos porcentuales.

Por tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de financiación se entenderá el tipo de interés aplicado a tales operaciones en caso de subastas a tipo fijo. En el caso de que se efectuara una operación principal de financiación con arreglo a un procedimiento de subasta a tipo variable, este tipo de interés se referirá al tipo de interés marginal resultante de esa subasta.

El tipo legal de interés de demora, determinado conforme a lo dispuesto en este apartado, se aplicará durante los seis meses siguientes a su fijación.

3. El Ministerio de Economía y Hacienda publicará semestralmente en el «Boletín Oficial del Estado» el tipo de interés resultante por la aplicación de la norma contenida en el apartado anterior.

Así que agrega en tu hoja que quien se tarde, paga más. Lo mismo si eres tienda, estás en todo tu derecho a exigirle al vendedor una compensación por no querer recibirte tus productos, podrás descontar del importe que le debes un porcentaje por concepto de almacenamiento en mora, no te pases con un 95% claro está, puedes exigir un 15%

Productos dañados o extraviados

¿Tienes derecho a una indemnización si los productos se han dañado? ¡claro! establece un porcentaje adecuado, pero no lo digas y ya, porque si no me saldrá más barato eso que pagarte el producto. Recuerda mencionar que además de la devolución de los productos no vendidos, también deberá pagarte una compensación.

aaaaay es que mira yo llegué en la mañana y un duende se llevó tu caja, no te rías que es en serio, le pasó a una clienta, cuyos productos desaparecieron por arte de magia. En este caso, establece que se entenderá que han sido vendidos, y te tendrá que pagar el monto que corresponde.

Propiedad intelectual

¿Pensabas que iba a cerrar todo esto sin hablarte del plagio? entonces es que todavía no me conoces bien. Qué pasa si cómo tienda, te llega alguien y dice oye deja de vender porque resulta que eso lo hice yo, y esa chica me ha copiado, lo ideal es parar las ventas hasta que ese problema se solucione, y nunca hagas de juez, porque no está en tus manos determinar eso. Simplemente contacta a tu proveedor, dile lo que ha sucedido, dale los datos de la persona, y que por tu tranquilidad, deberás poner en pausa las ventas.

Dependiendo del resultado de las conversaciones entre ellos (de nuevo, no te metas que esto no es nada contigo), deberás eliminar o no las fotos anteriores que hayas realizado, presentarle al real autor de las obras las facturas para indicar las compras y determinar el monto de indemnización correspondiente, si es que pactaron algo sobre esto. ¿ESTE MONTO DEBO PAGARLO YO? ¡no! claro que no, le toca totalmente al vendedor-proveedor, sale de su bolsillo, tú no has tenido nada que ver en todo esto, salvo que supieras que se estaba copiando de alguien y le pediste exclusivamente algo como quiero unos bolsos iguales a los de Juanita, que se están vendiendo mucho y sé que puedes hacerlos. Aquí eres cómplice y deberás responder tú también.

¿Cómo redactas tu propio contrato?

Esta entrada se puede extender kilómetros y kilómetros, y de nuevo: cada caso es un caso, es diferente, no existe un contrato único y universal, quien vende alimentos no tendrá las mismas condiciones del que vende artículos para bebés, ni ellos dos lo mismo que para las plantas  y así, deberás adaptar la situación a tu caso específico.

Aquí te dejé las bases para que puedas escribir algo que esté acorde a tus necesidades, el truco: sé muy apocalíptica, piensa lo peor que pueda suceder, no importa que exageres, es mejor colocar normas a más que a menos, claro siempre pensando en ambas partes, porque tú quieres sentirte protegida, pero la otra persona también va a querer estar en un entorno de seguridad dentro de la relación que están creando. ¡Manos a la obra entonces!.

¿No tienes tiempo para estas cosas y quieres que te ayude con ello? Entonces hablemos y te ayudo.

Descargable

Las personas que están en mi newsletter siempre tienen unos extra dentro de los temas que toco en el blog, en este les he enviado un descargable con un modelo de contrato, para que usen y abusen de él y tengan todo resuelto en un plis plas.

¿En qué te puedo ayudar?

¿Eres tienda? ¿Quieres dejar tus productos en consignación?

Cuéntame lo que te ha pasado, tus miedos o victorias sobre esto. Si tienes alguna duda, también puedes dejarla en la casilla de comentarios.